Importance de l'ordre du jour de l'assemblée annuelle

L'organisation de l'assemblée générale ordinaire ou assemblée annuelle est une tâche qui, comme chaque année à pareille époque, occupe pour l'instant beaucoup les sociétés. Pour bien la préparer, il faut commencer par établir un ordre du jour. C'est sur la base de celui-ci que vos actionnaires et vos associés décideront de participer ou non à l'assemblée. Mais ce document présente aussi de l'intérêt pour l'administrateur ou le gérant.

Chaque société belge est tenue de convoquer une assemblée générale au moins une fois par an. Elle informe l'assemblée sur sa politique et ses résultats. Quand votre exercice comptable coïncide avec l'année civile, l'assemblée annuelle tombe la plupart du temps en mai ou en juin parce qu'elle doit avoir lieu dans les six mois de la clôture de l'exercice.

Rédaction de l'ordre du jour par le gérant ou le conseil d'administration

Le gérant ou le conseil d'administration qui convoque l'assemblée générale, rédige l'ordre du jour. La convocation peut aussi émaner du ou des commissaires. L'ordre du jour doit être inclus dans la convocation à l'assemblée générale. Il comprendra au moins les points suivants :

les opérations ou décisions dans l'exécution desquelles un administrateur/gérant a directement ou indirectement un intérêt personnel (sauf disposition contraire des statuts, le conflit d'intérêt ne doit plus être mentionné séparément dans l'ordre du jour inclus dans la convocation. Il doit cependant encore l'être dans le rapport annuel) ;

le rapport annuel et le rapport du commissaire ;

l'examen et l'approbation du compte de résultats, y compris l'approbation du traitement des résultats ;

la décharge aux administrateurs/gérants et aux commissaires ;

les nominations d'administrateurs et de gérants ;

la désignation d'un commissaire ;

la rémunération des administrateurs ou des gérants ;

une rubrique " Divers " répertoriant les points moins importants qui ne peuvent pas avoir de répercussions sur le fonctionnement de la société ;

les décisions hors ordre du jour. Il est à noter qu'un point ne figurant pas à l'ordre du jour ne peut faire l'objet d'une décision valide, sauf si tous les actionnaires/associés sont présents et d'accord pour délibérer et prendre une décision sur ce point ;

le vote du rapport sur les rémunérations des administrateurs et des cadres supérieurs (pour les sociétés cotées en bourse).

Rédaction de l'ordre du jour par les actionnaires

Les actionnaires détenant des actions représentant au moins un cinquième du capital social peuvent demander au conseil d'administration de convoquer l'assemblée générale. Ce droit est lié à celui d'établir l'ordre du jour. La demande visant à faire ajouter des points à l'ordre du jour n'est soumise à aucune exigence de forme, mais se fait par lettre recommandée. Vous pourrez ainsi produire devant l'assemblée générale une preuve de l'introduction de cette demande.

Il est important que l'ordre du jour indique clairement et soigneusement tous les points sur lesquels l'assemblée générale délibérera et prendra une décision. L'ordre du jour constitue la base de la participation ou non de vos actionnaires/associés à l'assemblée. Il permet à l'administrateur ou au gérant de savoir sur quoi les actionnaires/associés pourront lui poser des questions.

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