Etablissement et dépôt des comptes annuels

L'exercice comptable de la plupart des entreprises coïncide avec l'année civile. Aussi bon nombre de comptes annuels sont-ils actuellement établis en vue de leur dépôt auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale. Aucune nouveauté n'est à signaler pour cette année. Les éléments essentiels à prendre en compte sont les mêmes.

Date d'approbation

L'établissement annuel de l'inventaire et des comptes annuels relève de la compétence des administrateurs ou gérants. Dans la pratique, cette mission est généralement confiée au comptable ou à l'expert-comptable.
En principe, les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation de l'assemblée générale au plus tard dans les six mois qui suivent la date de clôture de l'exercice comptable. Leur dépôt auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale doit se faire dans les trente jours suivant leur approbation par l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice.
Les comptes annuels doivent impérativement mentionner la date de leur approbation. Si tel n'est pas le cas, la Centrale des bilans en refusera le dépôt. Les comptes annuels qui n'ont pas été approuvés ne peuvent dès lors être déposés et ce même si l'absence d'approbation y est mentionnée.
Les sociétés en liquidation sont également tenues d'établir les comptes annuels, de les soumettre à l'assemblée générale et de les déposer dans les trente jours suivant la date de cette assemblée. L'assemblée générale ne doit toutefois pas délibérer sur les comptes annuels. Sur la page de garde des comptes annuels, la dénomination de l'entreprise est alors complétée par la mention " en liquidation ".

Adresse

La société doit clairement mentionner l'adresse de son siège social. Si celui-ci est transféré entre la date de clôture des comptes annuels et l'approbation de ces derniers par l'assemblée générale, c'est l'adresse valable au moment de l'assemblée générale qui doit être indiquée.

Forme

Les comptes annuels peuvent être déposés via Internet sous la forme soit d'un fichier en format pdf soit d'un fichier structuré de données (fichier xbrl). Depuis le 21 juin 2010 les comptes annuels ne peuvent plus être déposés sur support papier. Si, toutefois, vous n'êtes pas en mesure de les déposer par voie électronique, il ne vous est possible de les soumettre sur support papier qu'en les envoyant au siège central de la Centrale des bilans, BNB - Centrale des bilans, Dépôt des comptes annuels, boulevard Lambermont 14 à 1000 Bruxelles, ou en les déposant dans l'un des sièges de la BNB et ce dans une boîte aux lettres spéciale indiquant " Centrale des bilans - Dépôt des comptes annuels ".

Monnaie

En principe, les comptes annuels sont établis en euros. Cette règle ne connaît qu'une seule exception : la loi comptable prévoit la possibilité de demander une dérogation (p. ex. pour les entreprises qui opèrent exclusivement à l'étranger). Vous trouverez de plus amples informations concernant les conditions de demande de la dérogation et l'importance de la monnaie fonctionnelle dans l'avis 117-3 du 26 novembre 2008 de la Commission des Normes comptables. La monnaie fonctionnelle est la monnaie de l'environnement économique principal dans lequel opère l'entité.
Les comptes annuels ordinaires sont publiés en euros ou dans l'unité monétaire d'un Etat membre de l'Organisation de Coopération et de Développement économiques (OCDE) moyennant application du taux de change en vigueur à la date de l'établissement du bilan.

Langue

Les comptes annuels et toutes les pièces à déposer en même temps que ceux-ci doivent être établis et publiés dans une seule et même langue, à savoir la langue officielle de la région dans laquelle est établi le siège d'exploitation effectif de l'entreprise. Suivant la région linguistique, cette langue est le français, le néerlandais ou l'allemand. Le siège d'exploitation effectif peut être différent du siège social. Si l'entreprise a des sièges d'exploitation dans différentes régions linguistiques, la publication doit se faire dans la langue de chacune des régions concernées. Les entreprises ayant leur siège d'exploitation à Bruxelles ont le choix entre le néerlandais et le français. Les sociétés peuvent, par ailleurs, déposer leurs comptes annuels dans une ou plusieurs langues officielles de l'Union européenne. Elles ne sont pas pour autant dispensées de l'obligation de les déposer dans la langue officielle de la région.

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