Kosten zu Lasten des Arbeitgebers: Berufliche Nutzung des Privatwagens

Es kommt häufig vor: Ihr Arbeitnehmer verwendet seinen Privatwagen für den Besuch eines Kunden oder Lieferanten. Die Erstattungen, die Sie als Arbeitgeber ihm dafür zahlen, gelten als Kosten zu Lasten des Arbeitgebers und sind im Prinzip keine steuerpflichtigen Einkünfte für den Arbeitnehmer und Werbungskosten für den Arbeitgeber. Im Prinzip, denn es gibt Bedingungen. Eine Übersicht.

Kosten zu Lasten des Arbeitgebers

Kosten zu Lasten des Arbeitgebers sind Kosten, die im Prinzip vom Arbeitgeber zu tragen sind, aber vom Arbeitnehmer ausgelegt und vom Arbeitgeber später erstattet werden. Die Erstattung ist im Prinzip kein steuerpflichtiges Einkommen für den Arbeitnehmer. Für den Arbeitgeber handelt es sich dabei um absetzbare Werbungskosten.

Ein typisches Beispiel für Kosten zu Lasten des Arbeitgebers sind Ausgaben aufgrund des Gebrauchs eines Privatwagens für eine Dienstfahrt im Auftrag des Arbeitgebers.

Bedingungen

Die Erstattung, die der Arbeitgeber zahlt, wird steuerlich akzeptiert, wenn:

die Berechnung der Erstattung auf Basis der tatsächlich zurückgelegten Kilometer erfolgt;

die Berechnung gemäß den gleichartigen Erstattungen erfolgt, die der Staat seinem eigenen Personal zahlt.

Gleichartige Erstattungen

Die Leistung des Wagens und die ausgeübte Funktion spielen keine Rolle. Es gibt nur einen einzigen Betrag für die Kilometerpauschale, der jährlich berechnet wird. Für den Zeitraum vom 1. Juli 2011 bis zum 30. Juni 2012 ist dieser Betrag auf 0,3352 Euro pro Kilometer festgelegt worden.

Bei der Erstattung, die ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für den Gebrauch von dessen Privatwagen zahlt und auf Basis dieses Betrags berechnet, geht das Finanzamt davon aus, dass sie die tatsächlichen Kosten deckt, und sie beinhaltet damit keinen Vorteil zugunsten des Arbeitnehmers.

Die Anzahl der zurückgelegten Kilometer darf allerdings nicht abnormal hoch sein. Das Finanzamt setzt die Höchstgrenze auf 24 000 km pro Jahr fest. Werden jährlich mehr Kilometer gefahren und pauschal erstattet, kann das Finanzamt Ermittlungen einleiten und zusätzliche Belege für die gefahrenen Kilometer und ausgelegten Kraftfahrzeugkosten fordern. Die Rechtsprechung lehnt diese Höchstgrenze ab. Die Vermutung, dass die pauschale Kilometererstattung nicht steuerpflichtig sei, ist unbestritten, auch wenn jährlich mehr als 24 000 km gefahren werden. Sogar dann muss das Finanzamt nachweisen können, dass die Erstattung eine verkappte Entlohnung sei, bevor sie steuerpflichtig ist.

Erstattungen in Bezug auf Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz

Beim Pendelverkehr handelt es sich um die Hin- und Rückfahrt zwischen der Wohnung und einem festen Beschäftigungsort. Es kann sich dabei um mehrere feste Arbeitsplätze handeln. Die Strecke muss nicht unbedingt die kürzeste sein, sondern diejenige, die unter Berücksichtigung der Entfernung, der Verkehrsdichte, der Art der Straße und der Dauer der Strecke als normal betrachtet werden kann.

Die Kosten, die den Arbeitnehmern entstehen, um zu ihrer Arbeit zu fahren, sind in der Regel Kosten zu Lasten der Arbeitnehmer. Die Beteiligungen des Arbeitgebers an diesen Kosten sind folglich steuerpflichtig und müssen auf dem Lohnsteuerformular 281.10 angegeben werden.

Arbeitnehmer können für die Beteiligungen des Arbeitsgebers eine Befreiung erhalten (Betriebsleiter nicht). Eine Bedingung ist allerdings, dass die Werbungskosten des Arbeitnehmers pauschal bestimmt werden. Arbeitnehmer, die ihre tatsächlichen Werbungskosten belegen, können diese Befreiung nicht erhalten.

Die steuerliche Befreiung hängt vom Verkehrsmittel ab, das der Arbeitnehmer auf der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz benutzt (und jeweils unter der Bedingung, dass der Arbeitnehmer nicht seine tatsächlichen Kosten belegt):

öffentlicher Nahverkehr (Bahn, Straßenbahn, Bus, U-Bahn): der gesamte Betrag der vom Arbeitgeber gewährten Erstattung wird befreit;

Gemeinschaftsverkehr, organisiert vom Arbeitgeber: die vom Arbeitgeber gewährte Erstattung wird über einen Betrag befreit, der höchstens dem Preis einer Bahnfahrkarte erster Klasse über dieselbe Entfernung entspricht;

anderes Verkehrsmittel (Auto, Motorrad ...): die vom Arbeitgeber gewährte Erstattung wird bis zu einen Höchstbetrag von 350 Euro befreit.

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