Rundschreiben über Essenschecks: Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage

Sie können steuerfrei Essenschecks ausgeben, wenn die Anzahl der zugeteilten Essenschecks mit der Anzahl der Tage übereinstimmt, an denen der Arbeitnehmer oder selbständige Unternehmer effektiv Arbeitsleistungen erbringt. Ein neues Rundschreiben vom 2. September 2011 erläutert die Bestimmung dieser Anzahl der effektiven Arbeitstage eines Arbeitnehmers oder Unternehmers, auf deren Grundlage er Anspruch auf steuerbefreite Essenschecks hat.

Befreite Einkünfte

Essenschecks gehören zu den Einkünften, die vom Gesetzgeber als soziale und kulturelle Vorteile von der Steuer befreit sind. Für die Anwendung dieser Befreiung müssen die ausgegebenen Essenschecks verschiedene Voraussetzungen erfüllen. Die Zuteilung muss in einem Manteltarifvertrag (auf Branchenebene oder auf Unternehmensebene) oder in einem individuellen Vertrag mit dem Arbeitnehmer enthalten sein. Der Beitrag des Arbeitgebers darf höchstens 5,91 Euro betragen, während der Mindestanteil des Arbeitnehmers 1,09 Euro beträgt. Auf dem Essenscheck müssen der Namen des Arbeitnehmers sowie die Gültigkeitsdauer des Schecks aufgeführt sein. Eine letzte Bedingung ist, dass der Arbeitnehmer einen Essenscheck pro tatsächlich geleisteten Arbeitstag erhalten muss. Ein Rundschreiben vom 2. September 2011 verdeutlicht anhand einer allgemeinen Regel und einiger konkreter Fälle aus der Praxis, wie die Anzahl der Tage, an denen effektiv Arbeitsleistungen erbracht wurden, genau festgestellt werden muss.

Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage: allgemeine Regel

Die steuerlichen Bedingungen, die das Gesetzbuch für Einkommensteuern auferlegt, gehen auf die Sozialgesetzgebung zurück. Da dazu in erster Linie das Landesamt für soziale Sicherheit befugt ist, wird dessen Standpunkt auch auf steuerliche Ebene vertreten.
Sie müssen Essenschecks für jeden Tag ausgeben, an dem der Arbeitnehmer normale effektive Arbeit verrichtet. D. h. für Tage, an denen die körperliche Anwesenheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz oder an einem anderen Ort aufgrund der Arbeit erforderlich ist. Sie müssen also auch Essenschecks für eine Teilzeitarbeitsleistung ausgeben.

Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage: praktische Fälle

Gewerkschaftsdelegierte: die Tage, an denen ein Gewerkschaftsdelegierter an einer Versammlung eines Beratungsgremiums teilnimmt, geben Anspruch auf einen Essenscheck. Die Teilnahme an dieser Beratung trägt schließlich zum Funktionieren des Unternehmens bei.

Bildungsurlaub: ein Essenscheck ist auch für die Tage auszugeben, an denen ein Arbeitnehmer effektiv eine Aus- oder eine Fortbildung im Rahmen eines bezahlten Bildungsurlaubs besucht, zumindest insofern die Ausbildung während der normalen Arbeitszeiten stattfindet. Normale Arbeitszeiten sind die Zeiten, an denen der Arbeitnehmer normalerweise während seines Dienstplans arbeitet. Es ist nicht erforderlich, dass die vollständige Ausbildungsveranstaltung in die Arbeitszeit fällt. Eine partielle Überlappung reicht aus, z. B.: die Ausbildung findet zwischen 16:00 und 20:00 Uhr statt, während der Arbeitnehmer an diesem Tag normalerweise von 10:00 bis 18:30 Uhr arbeiten würde. Das Obenerwähnte gilt nur, insofern der Arbeitgeber sich sicher sein kann, dass der Arbeitnehmer während seiner Abwesenheit tatsächlich und aktiv mit der Ausbildung beschäftigt ist. Der Arbeitnehmer muss mit anderen Worten im Fortbildungszentrum anwesend sein oder an einer E-Learning-Sitzung teilnehmen. Der Arbeitnehmer, der einen Tag zu Hause bleibt, um dort für die besuchte Ausbildung zu lernen, erfüllt die letztere Bedingung nicht. Ein Fehltag, um eine Prüfung im Rahmen der absolvierten Ausbildung abzulegen, berechtigt wiederum zu einem Essenscheck.

Feiertage usw.: Vergessen Sie abschließend nicht, dass Sie keinen Essenscheck für Feiertage, Erholungsurlaubstage, Urlaubstage, Tagen mit Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Abbau von Überstunden und Streiktage ausgeben dürfen. D. h.: wenn Sie für einen der oben erwähnten Tage trotzdem einen Essensscheck ausgeben, bildet dies für den Empfänger eine steuerpflichtige Entlohnung.

Alternative Zählung

Sie können daneben auch eine alternative Zählweise anwenden, wobei die Anzahl in einem Quartal effektiv gearbeiteten Stunden durch die im betroffenen Unternehmen normale Anzahl der zu leistenden Arbeitsstunden pro Tag geteilt wird. Bekommen Sie als Ergebnis eine Dezimalzahl, dann wird diese auf eine höhere Einheit aufgerundet. Das Ergebnis wird auf jeden Fall auf die Höchstzahl der möglichen Arbeitstage eines Ganztagsarbeitnehmers im Unternehmen beschränkt, sogar wenn das Ergebnis der Berechnung ein größeres Resultat ergibt. Diese alternative Methode kann nur von Unternehmen genutzt werden, die verschiedene Arbeitsregelungen für Ganztagsarbeiten und Teilzeitarbeiten anwenden. Außerdem muss die Methode in einem Manteltarifvertrag oder, wenn es diesen nicht gibt, im Arbeitsreglement festgelegt werden, wenn Ihr Unternehmen durchschnittlich weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigt. Im Manteltarifvertrag oder im Arbeitsreglement muss dann bestimmt werden, wie hoch die normale Anzahl der zu leistenden Arbeitsstunden pro Tag im Unternehmen ist, sowie die Höchstzahl der Tage pro Quartal, an denen gearbeitet wird, festgelegt werden.

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