Die Organisation der Hauptversammlung anno 2012

Dieses Jahr wird die Organisation Ihrer Hauptversammlung geändert. Am 1. Januar 2012 ist ein neues Gesetz in Kraft getreten, das die Regeln für die Einberufung und die Teilnahme der Hauptversammlung ändert. Wir weisen kurz auf drei Punkte hin, die nichtnotierte Gesellschaften beachten sollten.

Aktionärsrechtgesetz

Die Hauptversammlung ist ein Pflichtgremium mit gesetzlichen Befugnissen. Es gibt drei Arten:

die ordentliche Hauptversammlung, die einmal jährlich einberufen wird. Diese Jahresversammlung oder satzungsgemäße Hauptversammlung beschließt über die Genehmigung des Jahresabschlusses und über die Entlastung des Vorstands und des Aufsichtsrats;

die außerordentliche Hauptversammlung beschließt über einen Vorschlag einer Satzungsänderung;

die besondere Hauptversammlung ist jede Hauptversammlung, die nicht mit der ordentlichen Hauptversammlung zusammenfällt und nicht über eine Satzungsänderung beschließen muss.

Das Gesetz vom 20. Dezember 2010 über die Ausübung bestimmter Rechte von Aktionären notierter Gesellschaften (siehe Belgisches Staatsblatt vom 18. April 2011) modernisiert die Einberufung und Teilnahme an der Hauptversammlung. Die neuen Regeln gelten seit dem 1. Januar 2012 für börsennotierte Gesellschaften und für bestimmte nicht an der Börse notierte Gesellschaften. Für die nichtnotierten Gesellschaften sind wichtige Maßnahmen jedoch optional. Sie können die Maßnahmen in der Satzung ausarbeiten, sind dazu aber nicht verpflichtet.

Fernabstimmung

Aktionäre können künftig ihre Stimme vor der Hauptversammlung per Brief oder auf elektronischem Weg abgeben. Dazu wird ein Abstimmungsformular verwendet, das die Gesellschaft zur Verfügung stellt. Die Art und Weise, in der dies geregelt wird, muss in der Satzung erwähnt sein. Formulare, auf denen die Art der Abstimmung und die Enthaltung nicht aufgeführt werden, sind ungültig. Die Eigenschaft und die Identität des Aktionärs müssen kontrollierbar sein. Auf elektronischem Weg kann bis zum Tag vor der Hauptversammlung abgestimmt werden.

Elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung

Aktionäre (einer AG, PGmbH, Gen.mbH) können mit Hilfe von elektronischen Mitteln an der Hauptversammlung teilnehmen. Dieses Recht gilt jedoch nur, wenn dies ausdrücklich in der Satzung erwähnt wird. Die virtuell teilnehmenden Aktionäre gelten als an dem Ort anwesend, an dem die Hauptversammlung abgehalten wird. Sie zählen bei der Erfüllung der Anwesenheits- und Mehrheitsbedingungen mit. Die Gesellschaft verfügt bei der Umsetzung der Art der Teilnahme an der Versammlung in ihrer Satzung über einen großen Spielraum, sodass Sie sich für die Lösungen entscheiden können, die am besten zu Ihrer jeweiligen Situation passen. Beachten Sie bitte, dass die Verpflichtung, die Hauptversammlung in Wirklichkeit stattfinden zu lassen, durch diese Möglichkeit nicht aufgehoben wird. Das Büro, der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verpflichtet, persönlich anwesend zu sein.

Fragerecht

Das Fragerecht kann künftig mündlich während der Hauptversammlung oder schriftlich vor der Hauptversammlung ausgeübt werden. Diese Verdeutlichungen gelten für die AG, PGmbH und die Gen.mbH, sowie für die europäischen Gesellschaftsformen SE und SCE.
Die Vorstände haben allerdings das Recht, auf die Fragen zum Geschäftsbericht oder zu den Tagesordnungspunkten nicht zu antworten, insofern die Mitteilung von Daten oder Fakten der Art ist, dass sie sich nachteilig auf die geschäftlichen Interessen der Gesellschaft oder auf die Vertraulichkeit auswirken würde, zu der sich die Gesellschaft oder ihre Vorstände sich verpflichtet haben.

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