Es ist wieder Zeit für den Jahresabschluss: F & A

Der Frühling ist eingekehrt, und das bedeutet für die meisten Unternehmen auch, dass es Zeit wird, den Jahresabschluss des vergangenen Jahres aufzustellen und zu veröffentlichen. Aber wer ist nun wofür verantwortlich? Und was geschieht, wenn die Gesellschaft ihren Pflichten nicht nachkommt?

Wer stellt den Jahresabschluss auf?

Das Gesetz ist deutlich: Jedes Jahr machen die Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer einer Gesellschaft Inventur und stellen den Jahresabschluss auf. Das ist also nicht die Aufgabe des Rechnungsprüfers oder des Buchhalters.
Der Jahresabschluss muss danach der Hauptversammlung vorgelegt und von ihr genehmigt werden. Wenn der Vorstand es versäumt, der Hauptversammlung den Jahresabschluss vorzulegen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: von einer Vorladung durch den Aktionär über die Entlassung des Vorstands durch die Hauptversammlung bis hin zur Auflösung der Gesellschaft durch einen Beteiligten oder die Staatsanwaltschaft, wenn das Unternehmen drei Jahre hintereinander keinen Jahresabschluss hinterlegt hat.

Wer genehmigt den Jahresabschluss?

Es ist die Aufgabe der Hauptversammlung, auf der Jahresversammlung den Jahresabschluss zu genehmigen. Das Datum der Jahresversammlung wird in der Satzung der Gesellschaft aufgeführt. Die Hauptversammlung entscheidet mit einfacher Mehrheit, und es gibt keine Anwesenheitsklausel.

Die folgenden Unternehmen brauchen den Jahresabschluss nicht von der Hauptversammlung genehmigen lassen:

offene Handelsgesellschaft (oHG), mit oder ohne soziale Absicht;

gewöhnliche Kommanditgesellschaft (KG), mit oder ohne soziale Absicht;

Genossenschaft mit unbeschränkter Haftung (Gen.mubH), mit oder ohne soziale Absicht;

die Gesellschaften in Liquidation, mit oder ohne soziale Absicht;

ausländische Gesellschaften, wenn in ihrem Herkunftsland keine Genehmigung notwendig ist;

große öffentliche Institutionen, die nicht in der Form einer Handelsgesellschaft gegründet wurden, aber einen satzungsgemäßen Auftrag kommerzieller, finanzieller oder industrieller Art erfüllen.

Wer hinterlegt den Jahresabschluss?

Auch hier ist das Vorstandsgremium dafür verantwortlich, der Bilanzzentrale den von der Hauptversammlung genehmigten Jahresabschluss in der gewünschten und verlangten Form zukommen zu lassen.

Wann?

Der Jahresabschluss muss der Hauptversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres zur Genehmigung vorgelegt werden. Nach der Genehmigung muss die Gesellschaft den Jahresabschluss innerhalb von dreißig Tagen hinterlegen. Der späteste Hinterlegungstermin ist also nach sieben Monaten.

Wer den Jahresabschluss zu spät hinterlegt, muss ein Bußgeld zahlen, das je nach Verspätung und Modell des Jahresabschlusses (verkürztes oder vollständiges Schema) bis zu 1.200 Euro betragen kann.

Es gibt auch eine zivilrechtliche Sanktion. Bei dem von Dritten erlittenen Schaden wird, vorbehaltlich eines Gegenbeweises, davon ausgegangen, dass er dadurch entstanden ist, dass der Jahresabschluss nicht innerhalb der gesetzlichen Frist hinterlegt worden ist. Die Beweislast ist folglich umgekehrt: Das Unternehmen muss beweisen, dass das Versäumen oder das Verspäten der Hinterlegung seines Jahresabschlusses den von einem Dritten behaupteten Schaden nicht verursacht hat.

Und wie gesagt kann die Gesellschaft sogar aufgelöst werden, wenn drei Jahre hintereinander kein Jahresabschluss hinterlegt worden ist.

Muss jedes Unternehmen einen Jahresabschluss hinterlegen?

Die meisten Unternehmen müssen einen Jahresabschluss hinterlegen. Befreit werden:

natürliche Personen, die Händler sind;

kleine Gesellschaften, deren Teilhaber unbeschränkt haften: offene Handelsgesellschaften (oHG), gewöhnliche Kommanditgesellschaften (KG), Genossenschaften mit unbeschränkter Haftung (Gen.mubH);

große Gesellschaften, deren Teilhaber unbeschränkt haften, wenn keiner der Teilhaber eine Rechtsperson ist;

Landwirtschaftsunternehmen;

Krankenhäuser, insofern sie nicht die Form einer Handelsgesellschaft mit beschränkter Haftung oder einer großen oder sehr großen Vereinigung ohne Erwerbszweck angenommen haben;

Krankenkassen, Berufsverbände, Schulen und Hochschuleinrichtungen, insofern sie nicht die Form einer großen oder sehr großen Vereinigung ohne Erwerbszweck angenommen haben.

Was geschieht, wenn die Hauptversammlung den Jahresabschluss nicht genehmigt?

Nicht genehmigte Jahresabschlüsse können im Prinzip nicht hinterlegt werden. Nur in einigen Fällen, die gesetzlich vorgesehen sind, weil sie keine Genehmigung der Hauptversammlung erfordern, akzeptiert die Bilanzzentrale einen derartigen Jahresabschluss (siehe oben in diesem Artikel).

Können Sie den genehmigten Jahresabschluss noch ändern?

Ein genehmigter Jahresabschluss kann nicht geändert werden, insofern aufgrund des Beschlusses der Hauptversammlung entweder für Dritte oder für die Aktionäre Ansprüche entstehen. Dieser Beschluss ist endgültig und kann durch einen neuen Beschluss der Hauptversammlung nicht mehr geändert werden. Werden die erworbenen Ansprüche von Dritten und Aktionären nicht berührt, kann die Bilanz demnach noch geändert werden.
Materielle Fehler können allerdings immer berichtigt werden. Es besteht ein Unterschied zwischen materiellen Fehlern und falsch getroffenen Managemententscheidungen. Letztere können Sie nicht mehr korrigieren. Das ist schwierig zu unterscheiden, und jede Situation ist einzeln zu prüfen ...

Im Fall einer Berichtigung aufgrund von materiellen Fehlern muss eine neue Hauptversammlung den korrigierten Jahresabschluss aufs Neue genehmigen. Dies gilt nicht für einen Jahresabschluss, der hinterlegt wird und durch Tipp- oder Rechenfehler nicht mehr mit dem genehmigten, korrekt aufgestellten Jahresabschluss übereinstimmt.

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