Voici revenu le temps des comptes annuels : Q&R

Voici revenu le printemps et, pour la plupart des entreprises, le moment d'établir et de publier les comptes annuels de l'année écoulée. Mais qui est responsable de quoi ? Et quid si l'entreprise ne respecte pas ses obligations ?

Qui établit les comptes annuels ?

La loi est claire. Chaque année, les administrateurs ou gérants des sociétés établissent un inventaire et les comptes annuels. Il n'appartient donc pas au comptable ou à l'expert-comptable de s'en charger.
Ensuite, les comptes annuels doivent être soumis à l'assemblée générale pour être approuvés. Si le conseil d'administration refuse de soumettre les comptes annuels à l'assemblée générale, plusieurs situations peuvent se présenter : de l'assignation par l'un des actionnaires à la dissolution de la société par toute personne intéressée ou par le ministère public si l'entreprise n'a pas déposé de comptes annuels pendant trois années consécutives, en passant par le licenciement du conseil d'administration.

Qui approuve les comptes annuels ?

C'est l'assemblée générale qui, lors de l'assemblée annuelle, doit approuver les comptes annuels. La date de l'assemblée annuelle est mentionnée dans les statuts de la société. L'assemblée générale décide à la majorité ordinaire et il n'y a pas de condition de présence.

Les entreprises suivantes ne doivent pas faire approuver les comptes annuels par l'assemblée générale :

les SNC, à finalité sociale ou non ;

les S. Comm., à finalité sociale ou non ;

les SCRI, à finalité sociale ou non ;

les sociétés en liquidation, à finalité sociale ou non ;

les sociétés étrangères, lorsque l'approbation n'est pas nécessaire dans leur pays d'origine ;

les grands organismes publics qui n'ont pas été constitués sous forme de société commerciale, mais qui exercent une mission statutaire à caractère commercial, financier ou industriel.

Qui dépose les comptes annuels ?

C'est à l'organe de gestion qu'il appartient de transmettre les comptes annuels approuvés par l'assemblée générale à la Centrale des bilans et ce, sous la forme requise.

Quand ?

Les comptes annuels doivent être soumis à l'assemblée générale pour approbation dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Ils doivent être déposés dans les 30 jours de l'approbation. Le délai de dépôt est dès lors de sept mois maximum.

En cas de dépôt tardif, la société s'expose à une amende pouvant s'élever à 1 200 € en fonction du retard et du modèle des comptes annuels (schéma abrégé ou complet).

Une sanction civile est également prévue. Sauf preuve contraire, les dommages encourus par des tiers sont présumés découler du non-dépôt des comptes annuels dans les délais légaux. La charge de la preuve est dès lors inversée : il appartient à l'entreprise de prouver que le dépôt tardif ou le non-dépôt de ses comptes annuels n'est pas à l'origine des dommages invoqués par le tiers.

Comme nous l'avons dit ci-dessus, en cas de non-dépôt des comptes annuels pendant trois années consécutives, la société peut même être dissoute.

Toutes les entreprises doivent-elles déposer des comptes annuels ?

La plupart des entreprises doivent déposer des comptes annuels. Une dispense est toutefois prévue pour :

les commerçants - personnes physiques ;

les petites sociétés dont la responsabilité des associés est illimitée: sociétés en nom collectif, sociétés en commandite simple et sociétés coopératives à responsabilité illimitée ;

les grandes sociétés dont la responsabilité des associés est illimitée, pour autant qu'aucun des associés ne soit une personne morale ;

les sociétés agricoles ;

les hôpitaux, pour autant qu'ils n'aient pas revêtu la forme de société commerciale à responsabilité limitée ou d'une ASBL (grande ou très grande) ;

les mutuelles, fédérations professionnelles, écoles et établissements d'enseignement supérieur, pour autant qu'ils n'aient pas revêtu la forme d'une ASBL (grande ou très grande).

Quid si l'assemblée générale n'approuve pas les comptes annuels?

En principe, les comptes annuels non approuvés ne peuvent pas être déposés. Ce n'est que dans certains cas prévus par la loi (parce qu'ils ne requièrent pas d'approbation par l'assemblée générale) que la Centrale des bilans accepte des comptes annuels non approuvés (voir supra).

Une fois approuvés, les comptes annuels peuvent-ils encore être modifiés ?

Les comptes annuels approuvés ne peuvent pas être modifiés dans la mesure où la décision de l'assemblée générale crée des droits pour les tiers ou pour les actionnaires. Cette décision est définitive et ne peut plus être modifiée par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Si les droits acquis des tiers et des actionnaires ne sont pas concernés, le bilan peut dès lors être modifié.
Les erreurs matérielles peuvent toujours être rectifiées. Une distinction est opérée entre les erreurs matérielles et les mauvaises décisions de la société. Ces dernières ne peuvent pas être rectifiées. La distinction entre les deux n'est pas toujours claire et la situation doit être examinée au cas par cas...

En cas de rectification pour cause d'erreurs matérielles, une nouvelle assemblée générale doit approuver les comptes annuels rectifiés. Ce n'est pas le cas pour les comptes annuels déposés qui, en raison de fautes de frappe ou de calcul, ne correspondent plus aux comptes annuels approuvés qui ont été correctement établis.

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