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Die Kilometerpauschale vom 1. Juli 2019 bis um 30. Juni 2020

Die Kilometerpauschale vom 1. Juli 2019 bis um 30. Juni 2020

Traditionell wird kurz vor dem 1. Juli bekanntgegeben, wie hoch die Kilometervergütung für die föderalen Beamten bei Fahrten mit ihrem eigenen Fahrzeug ist. Aber diese Nachricht ist auch für Buchhalter und Steuerberater von Interesse, weil der Betrag dieser Pauschale auch steuerlich von Bedeutung ist.

Mit dem eigenen Fahrzeug

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmer mit seinem eigenen Fahrzeug auf die Straße schicken, um dieses oder jenes für die Firma zu regeln, ist es logisch, dass Sie eine Vergütung für die entstehenden Kosten zahlen. Streng genommen muss der Arbeitnehmer diese Kosten belegen. Aber aus praktischen Gründen akzeptieren die Steuerbehörden, dass Sie die Vergütung pauschal berechnen.

Die Vergütung darf jedoch einen bestimmten Höchstbetrag nicht überschreiten. Und dieser Höchstbetrag entspricht der pauschalen Kilometervergütung, welche die föderalen Beamten für die Nutzung ihres persönlichen Kraftfahrzeugs im Dienst erhalten.
Für den Zeitraum vom 1. Juli 2019 bis zum 30. Juni 2020 beträgt dieser Höchstbetrag 0,3653 Euro/km (im Vergleich zu 0,3573 Euro/km im vergangenen Jahr).

In aller Deutlichkeit: die Fahrten, die ein Arbeitnehmer zwischen seinem Wohnsitz und seinem festen Beschäftigungsort zurücklegt, sind keine Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers! Diese Fahrten kommen also nicht in Betracht und wenn Sie dafür eine Vergütung bezahlen, gilt diese im Prinzip als „Lohn“ (wobei allerdings verschiedene Freibeträge möglich sind).

Höchstens 24 000 km

Was die Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers betrifft, akzeptiert das Finanzamt, dass Sie die Vergütung pauschal festlegen, solange die zurückgelegte Gesamtdistanz unter 24 000 km bleibt. Werden es mehr als 24 000 km, wird das Finanzamt die pauschale Berechnung nicht mehr akzeptieren und es müssen Belege auf den Tisch gelegt werden.
Die 0,3653 Euro/km sind übrigens auch „nur“ ein Höchstbetrag. Wenn der Arbeitnehmer höhere Ausgaben nachweisen kann, dürfen Sie eine höhere Vergütung gewähren, aber jeweils unter Vorlage der notwendigen Belege.

Beachten Sie, dass diese Regelung auch im Rahmen der Sozialversicherung gilt. Im Prinzip werden alle Vergütungen, die Sie dem Arbeitnehmer zahlen, als Lohn betrachtet. Ausgaben, die der Arbeitgeber zu tragen hat, werden aus dem Lohn genommen, und für die Fahrtkosten können Sie dieselbe Pauschale wie diejenige anwenden, die das Finanzamt handhabt.

Können Sie als Arbeitgeber diese Vergütung absetzen?

Die pauschale Vergütung besteht für das Finanzamt aus zwei Teilen: ein Teil ist für den Treibstoff und ein Teil für alle anderen Kosten (darunter Abschreibung und Wartung). Das Verhältnis zwischen diesen beiden Teilen wird (auch) pauschal auf 30 % Treibstoff und 70 % sonstige Kosten festgelegt. Das ist von Bedeutung, weil für beide Teile jeweils eine andere Absatzregelung gilt. In der Körperschaftssteuer sind

Treibstoffkosten (30 % der Vergütung) zu 75 % absetzbar und

sonstige Kosten (70 % der Vergütung) gemäß CO2-Ausstoß und Treibstofftyp absetzbar. Z. B. hat ein Dieselfahrzeug mit einem CO2-Ausstoß in Höhe von 106 g/km bis 115g/km einen Abzug von 80 %, während bei einem Ausstoß von 116 g/km bis 145 g/km der Abzug 75 % beträgt.

Am 1. Januar 2020 (Veranlagungsjahr 2021) ändert sich allerdings der Abzug von Kraftfahrzeugkosten (Treibstoff und sonstiges) einschneidend. Ab dann sind diese Ausgaben auf der Grundlage der folgenden Formel absetzbar:
120 % - (0,5 x Koeffizient x CO2-Ausstoß (in g/km)).
Der Koeffizient beträgt „1“ für Dieselfahrzeuge, „0,90“ für mit Erdgas betriebene Fahrzeuge (mit einer Leistung von weniger als 12 steuerlichen PS) und „0,95“ für Fahrzeuge mit einem anderen Motor (Benzin, elektrisch, LPG ... ).
Der anhand dieser Formel berechnete Abzug darf nicht höher als 100 % und nicht niedriger als 50 % sein (40 %, wenn der Wagen einen Ausstoß von mehr als 200 g/km CO2 hat).
Der Unterschied zwischen Treibstoffkosten und sonstigen Kosten ist dann nicht mehr relevant.

Ehrenamtliche Mitarbeiter

Unabhängig vom Obenerwähnten wird die Kilometervergütung für die föderalen Beamten auch noch für eine andere pauschale Berechnung verwendet.
Das Statut ehrenamtlicher Mitarbeiter erlaubt keine Zahlungen für erbrachte Dienstleistungen. Lediglich eine Unkostenvergütung ist gestattet. Neben den allgemeinen monatlichen und jährlichen Höchstbeträgen gilt eine separate Begrenzung bei der Erstattung der Fahrkosten. Diese Grenze liegt bei 2 000 km pro Jahr und pro ehrenamtlichen Mitarbeiter (es gibt allerdings keine Höchstgrenze für ehrenamtliche Mitarbeiter, deren Tätigkeit die regelmäßige Beförderung von Personen ist). Die Vergütung darf auch in diesem Fall nicht höher als die Kilometerpauschale für die föderalen Beamten sein.

Der Preis der Bequemlichkeit

Die pauschale Berechnung bietet den großen Vorteil, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich auf den Nachweis der zurückgelegten Kilometer beschränken können. Außerdem ist eine Erstattung von 0,3653 Euro/km nicht gerade wenig. Wie bei jeder pauschalen Berechnung wird es Gewinner und Verlierer geben, aber es ist auf jeden Fall eine sehr einfache und praktische Vorgehensweise.

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