PC oder Smartphone des Arbeitgebers: Haltung des Fiskus zu Accessoires
Wenn Sie Material Ihren Mitarbeitern bieten, damit diese damit arbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder sieht der Fiskus sie als Kosten zu Lasten des Arbeitgebers (also keine Steuerlast für den Arbeitnehmer) oder als Vorteil aller Art (in dem Fall selbstverständlich steuerbar). PC und Smartphones fallen unter die letztgenannte Gruppe. Doch wie steht es um deren Zubehör?
Bürobedarfsmaterial
Anfang 2021 veröffentlichte die Steuerverwaltung noch ein umfassenderes Rundschreiben zur Verfügungstellung von Bürobedarfsmaterial an Personal für Heimarbeit. Zahlreiche Arbeitgeber hatten während der Coronakrise dafür gesorgt, dass verpflichtendes Homeworking unter bestmöglichen Umständen akzeptiert wird. Es wurden Bildschirme, ergonomische Stühle und Drucker für die Mitarbeiter gekauft.
Der Fiskus war damit einverstanden, dass viele dieser Ausgaben effektiv als arbeitgeberseitige Kosten zu sehen sind und damit nicht auf der Seite der Mitarbeiter zu versteuern sind.
Doch ein Laptop und Handys/Smartphones bleiben weiterhin schwierig.
Vorteil... aber nicht gewaltig
PCs und Smartphones gehören zur serienmäßigen Ausstattung von wohl fast allen Mitarbeitern. Dennoch glaubt der Fiskus, dass Sie als Arbeitgeber, der Sie Ihren Mitarbeitern dieses Material bieten, ihnen auch einen Vorteil aller Art verschaffen.
Der Grund dafür ist, dass Arbeitnehmer diese Geräte weitaus einfacher zur privaten Zwecken nutzen können. Nur wenn tatsächlich feststeht, dass privater Gebrauch verboten oder unmöglich ist, sieht der Fiskus die Zurverfügungstellung dieser Gerätschaften nicht als Vorteil.
Andererseits muss auch gesagt werden, dass die Steuergrundlage des Vorteils begrenzt ist. Der Mitarbeiter wird nicht nach dem tatsächlichen Wert der Geräte besteuert, sondern nach einer Pauschale. Der Fiskus bewertet den Vorteil der privaten Nutzung folgendermaßen:
für einen kostenlos bereitgestellten PC (oder Laptop): 72 Euro pro Jahr und Gerät.
für ein kostenlos bereitgestelltes Tablet oder Mobiltelefon: 36 Euro pro Jahr und pro Gerät.
Und das Zubehör?
In zwei Rulings vom 30. März 2021 (über Cafetariapläne) erklärt die Rulingkommission, dass viele Accessoires Teil der Pauschale darstellen und somit nicht einzeln einen Vorteil verschaffen.
Bezüglich Laptops macht die Kommission deutlich, dass zur Pauschale auch gehören: der Drucker, Zusatzbildschirm, Zusatzladekabel, Tastatur und Maus für den alleinigen Gebrauch mit dem PC oder Laptop. Dazu noch die Tragetasche für den Laptop und ein USB-Stick.
Was das Smartphone anbelangt, wird kein getrennter Vorteil für serienmäßiges Zubehör mit einem begrenzten Wert im Vergleich zum Wert des Gerätes berechnet. Die Kommission gibt folgende Beispiele: Schutzhülle, Zusatzladekabel und ebenfalls eine Powerbank.
All diese Gegenstände sind die Peripherie des PC oder Smartphones und verkörpern somit keinen zusätzlichen Vorteil aller Art.
Sie sind natürlich schon als berufliche Kosten beim Arbeitgeber steuerabzugsfähig.
Was geschieht nach der Zurverfügungstellung?
Die Rulingkommission fügt jedoch hinzu, dass nach dem Abschluss der Zurverfügungstellung von IKT-Material es gegebenenfalls dennoch einen steuerbaren Vorteil aller Art geben kann, und zwar in Höhe des effektiven Restwert des Gerätes, wenn “das Ende der Zurverfügungstellung einhergeht mit der Eigentumsübertragung des IKT-Materials ins private Vermögen des begünstigten Arbeitnehmers”.
Konkret: Wenn der Arbeitnehmer sein Smartphone oder seinen Laptop am Ende des Arbeitsverhältnisses behalten darf, kann ein steuerbarer Vorteil entstehen. In dem Fall sieht der Fiskus sich den realen Wert des Materials an. Zu dem Zeitpunkt wird die Peripherie ebenfalls in Betracht gezogen. Dies ist dann ebenfalls der Grund, aus dem die meisten Arbeitgeber entweder das Material zurückfordern oder einen Beitrag vom ehemaligen Arbeitnehmer verlangen.
