Die Kilometerpauschale vom 1. Juli 2021 bis 30. Juni 2022

Üblicherweise wird kurz vor dem 1. Juli bekanntgegeben, welches Kilometergeld für die föderalen Beamten für Fahrten mit ihrem eigenen Fahrzeug gilt. Es handelt sich ebenfalls um Neuigkeiten für Buchhalter und Steuerberater, weil der Betrag dieser Entschädigung ebenfalls steuerlich relevant ist.

Fahrten mit eigenem Fahrzeug

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug losschicken, um etwas zu regeln, zahlen Sie logischerweise eine Entschädigung für die entstandenen Kosten. Streng genommen muss der Arbeitnehmer die Kosten nachweisen. Aus praktischen Gründen verlangt die Steuerverwaltung, dass Sie die Entschädigung pauschal berechnen.

Die Entschädigung darf einen Höchstbetrag aber nicht übersteigen. Dieser Höchstbetrag entspricht der Kilometerpauschale, die föderale Beamten für die Benutzung ihres persönlichen motorisierten Fahrzeuges „aus dienstlichen Gründen“ erhalten.
Für die Zeit vom 1. Juli 2021 bis 30. Juni 2022 beträgt der Höchstbetrag 0,3707 Euro/km (gegenüber 0,3542 Euro/km im vorhergehenden Jahr).

Achtung: Fahrten eines Arbeitnehmers zwischen seinem Wohnsitz und seinem festen Arbeitsplatz stellen keine Fahrten zugunsten des Arbeitgebers dar!  Diese Fahrten kommen aus diesem Grunde nicht in Betracht, und wenn Sie eine Entschädigung dafür zahlen, ist dies im Prinzip ein „Gehalt“ (wenngleich verschiedene Befreiungen in Erwägung gezogen werden können).

Maximal 24.000 km

Bezüglich Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers ist der Fiskus damit einverstanden, dass Sie eine Pauschalte bezahlen, solange der gesamte zurückgelegte Abstand maximal 24.000 km beträgt. Über 24.000 km nimmt der Fiskus die Pauschalberechnung nicht mehr an und müssen demzufolge Nachweise auf den Tisch gelegt werden.
Der Betrag von 0,3707 Euro/km ist auch „nur“ ein Höchstbetrag. Wenn der Arbeitnehmer höhere Kosten nachweisen kann, dürfen Sie mehr Entschädigung zahlen, aber immer gegen Vorlage der einschlägigen Nachweise.

Diese Regelung gilt ebenfalls zu Sozialversicherungszwecken. Im Prinzip werden alle Entschädigungen, die dem Arbeitnehmer bezahlt werden, als Gehalt betrachtet. Kosten des Arbeitgebers werden aus dem Gehalt genommen. Für Fahrtkosten können Sie dieselbe Pauschale wie die von der Steuerverwaltung gehandhabte.

Können Sie als Arbeitgeber diese Entschädigung steuerlich in Abzug bringen?

Bis zum Veranlagungsjahr 2020 wurden Kraftstoffkosten und andere Kfz-Kosten steuerlich unterschiedlich in der Körperschaftssteuer behandelt. Daher wurde die Entschädigungspauschale zwecks Berechnung des Kostenabzugs aufgeteilt in einen Teil für Kraftstoff und einen Teil für alle sonstigen Kosten (Abschreibung und Wartung, beispielsweise). Das Verhältnis zwischen beiden wurde pauschalt auf 30 % Kraftstoff und 70 % sonstige Kosten festgelegt.

Doch durch die einschneidende Änderung der Abzugsfähigkeit von Kfz-Kosten seit 1. Januar 2020 (Veranlagungsjahr 2021) ist diese Aufteilung nicht mehr nötig. Sämtliche Kfz-Kosten sind auf der Grundlage folgender Formel steuerlich abzugsfähig:

120% - (0,5 x Koeffizient x CO2-Emissionen (g/km))

Der Koeffizient beträgt:

“1” für Dieselfahrzeuge;

“0,90” für erdgasbetriebene Fahrzeuge (mit einer Leistung unter 12 Steuer-PS) und

“0,95” für Fahrzeuge mit anderem Motor (Benzin, elektrisch, LPG...).

Der anhand dieser Formel berechnete Abzug darf nicht über 100 % und nicht unter 50 % sein (40 %, wenn das Fahrzeug Emissionen von über 200 g/km CO2 aufweist).
Der Unterschied zwischen Kraftstoffkosten und andere Kosten ist nicht mehr länger relevant.

Freiwillige/Ehrenamtliche

Ungeachtet des Obenstehenden wird die Kilometerentschädigung für Föderalbeamte ebenfalls für eine andere Pauschalberechnung verwendet. Das Statut des Freiwilligen erlaubt keine Bezahlung für erbrachte Dienstleistungen. Lediglich eine Unkostenentschädigung ist erlaubt. Neben der allgemeinen Monats- und Jahreshöchstbeträge gilt eine besondere Schwelle für Fahrtentschädigungen, nämlich 2.000 km pro Jahr und Freiwilligen (es gibt eine Grenze für Freiwillige, die regelmäßig Personen befördern). Die Entschädigung darf auch nicht höher als die Kilometerentschädigung für föderale Beamte sein.

Der Preis der Bequemlichkeit

Die pauschalte Berechnung hat den großen Vorteil, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich auf den Nachweis der zurückgelegten Kilometer beschränken. Zudem ist eine Entschädigung von 0,3707 Euro/km nicht lächerlich niedrig. Wie bei jeder Pauschalberechnung gibt es Sieger und Verlierer. Es ist hingegen auf jeden Fall eine sehr einfache und praktische Vorgehensweise.