Un défraiement général pour le chef d’entreprise : les règles en bref

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez obtenir de votre société plusieurs défraiements forfaitaires spécifiques. Pensez par exemple aux indemnités kilométriques, aux indemnités journalières et aux indemnités de déplacement. Vous pouvez également obtenir un défraiement forfaitaire général. Comment procéder ?

Défraiement général : règles fiscales

Les règles fiscales applicables au défraiement général sont les mêmes que celles qui s’appliquent aux défraiements spécifiques. En principe, ces indemnités correspondent à des remboursements forfaitaires de frais propres à votre société et sont donc exonérées d’impôt. Pour votre société, elles sont déductibles, sauf en cas de frais non déductibles ou partiellement déductibles tels que les frais de restaurant ou de carburant et à condition que leur montant figure sur votre fiche 281.20.

Accord du fisc nécessaire

Légalement, le montant des dépenses non justifiées peut être déterminé de manière forfaitaire, mais il vous faut l’accord du fisc dans ce cas. Vous pouvez demander un ruling préalable au Service des décisions anticipées (SDA), bien que ce ne soit pas obligatoire. Un ruling positif est valable pendant cinq ans et sa validité peut être prolongée si vous le souhaitez.

Que se passe-t-il si vous avez plusieurs sociétés ?

Il est possible de porter le défraiement général au compte de plusieurs sociétés que vous gérez comme dirigeant, mais bien entendu, vous ne pouvez pas prendre en compte les mêmes frais pour chacune de vos sociétés.

Quels frais entrent en ligne de compte ?

Dans la pratique, vous pouvez vous faire rembourser, avec un défraiement général, tous types de frais que vous engagez pour votre société et qui n’ont pas été remboursés sur la base de justificatifs ou par une indemnité spécifique. Les frais de bureau, de communication, de restaurant ou de représentation sont des frais très courants dans le cadre de ce régime.

Une indemnité de télétravail spécifique comme celle accordée aux travailleurs est exclue pour un dirigeant d’entreprise. Toutefois, vous pouvez vous faire rembourser les frais liés à un espace de travail à domicile par un défraiement général. Le fisc accepte notamment le remboursement forfaitaire de l’aménagement, de l’entretien et de l’usage d’un bureau, et des frais de chauffage, d’électricité, d’eau et d’assurances.

Quant aux frais de voiture secondaires – c’est-à-dire les frais non couverts par une indemnité kilométrique –, il s’agit par exemple des frais de tickets de stationnement, de car-wash, de taxi et de péage. Il est bon de savoir que ce remboursement s’applique aussi aux frais exposés à titre privé pour une voiture de votre société.

Calcul de l’indemnité

Il va de soi que vous devez être en mesure de justifier chacun des frais exposés. Pour ce faire, vous devez consigner pendant une certaine période – par exemple trois mois – à l’aide de justificatifs les frais que vous avez supportés personnellement pour votre société. À la fin de cette période, vous additionnez tous les frais exposés et vous calculez une moyenne par mois. Cette moyenne vous sert de base pendant une année pour obtenir une indemnité forfaitaire.