Les étudiants qui travaillent dans votre entreprise : pensez aux formalités administratives suivantes

Les vacances d’été sont par excellence la période où vous pouvez recruter des étudiants comme personnel supplémentaire dans votre entreprise. Lors de ce processus de recrutement, il faut toutefois que vous respectiez scrupuleusement les règles fixées par la loi, pour ne pas vous exposer à des amendes coûteuses. Nous vous rappelons les principales règles ci-dessous.

Contrat de travail pour étudiants

Vous recrutez un jeune travailleur ? Dans ce cas, vous devez en principe établir par écrit un contrat de travail pour étudiants, au plus tard au moment où l’étudiant entre en service dans votre entreprise.

Ce contrat étudiant est un contrat à durée déterminée et sa durée maximale est de douze mois.

La loi relative aux contrats de travail fixe les dispositions qui doivent figurer dans ce contrat étudiant écrit. Gardez à l’esprit que ce contrat doit mentionner au moins les éléments suivants : l’identité des parties, l’âge du travailleur, le début et la durée de l’occupation, les heures de travail et de repos, et le salaire convenu.

Déclaration Dimona

N’oubliez surtout pas d’effectuer la déclaration immédiate d’occupation, appelée « déclaration Dimona » (type « STU ») sur le portail de l’ONSS. Vous devez le faire au plus tard au moment où l’étudiant entre en service dans votre entreprise. Bon à savoir : si vous avez correctement effectué la déclaration Dimona, vous avez droit, en tant qu’employeur, à une réduction des cotisations de sécurité sociale.

Notez également qu’en tant qu’employeur, vous êtes dispensé de cette formalité pour certaines catégories de travailleurs, notamment les jeunes qui travaillent 25 jours par an maximum comme moniteurs ou animateurs chargés d’activités socioculturelles ou sportives. Dans ce cas, vous devez adresser une notification spéciale à la Direction du Contrôle des lois sociales du SPF ETCS.

Police d’assurance contre les accidents du travail

Tous les étudiants jobistes — y compris les étudiants dont l’activité ne doit pas être déclarée à l’ONSS – et leurs employeurs relèvent de la législation relative aux accidents du travail. Pensez donc à souscrire pour vos étudiants jobistes une assurance accidents du travail pour la durée du contrat de travail.

Contingent étudiant

Depuis 2023, un étudiant peut travailler 600 heures par an en contrepartie d’une diminution des cotisations sociales. Si vous le recrutez, vous voulez évidemment avoir la certitude que vous ne devrez payer que les cotisations de solidarité sur son salaire d’étudiant, et non les cotisations de sécurité sociale normales. Donc, demandez à votre étudiant un code d’accès qui vous permet de voir le nombre d’heures restantes et de vérifier si le contingent de 600 heures n’est pas encore épuisé.

Évitez les amendes coûteuses

La personne qui effectue correctement ces formalités administratives évite des sanctions lourdes et inutiles à la suite de contrôles. N’oubliez pas : outre les sanctions civiles, vous risquez de devoir payer les cotisations de sécurité sociale normales sur le salaire, mais vous vous exposez aussi à une peine correctionnelle ou une sanction administrative conformément au Code pénal social. Un employeur averti...