La clôture annuelle : tout ce que vous avez toujours voulu savoir, mais que vous n'avez jamais osé demander

Votre expert-comptable est très occupé par la clôture annuelle, mais vous avez du mal à imaginer ce que cela représente ? Cet article vous explique en termes non techniques ce que la procédure de clôture comprend, ce que les autorités attendent précisément de votre expert-comptable et ce que vous pouvez faire en tant qu'entrepreneur pour l'aider.

La clôture annuelle est effectuée à la fin de chaque exercice comptable (souvent, l'exercice comptable coïncide avec l'année civile, mais ce n'est pas systématique). Il s'agit d'une procédure complexe et vaste à laquelle la plupart des experts-comptables veulent s'atteler à temps (souvent deux à trois moins avant la fin de l'exercice).

La procédure de clôture annuelle : cinq étapes

Lors de la clôture de l'exercice comptable, l'expert-comptable suit grosso modo cinq étapes. Nous les examinons plus en détail.

Étape 1 : la clôture de la comptabilité
Il s'agit peut-être de la tâche la plus chronophage pour l'expert-comptable, car elle implique un travail de calcul et de contrôle très important. Il vérifie toutes les écritures, contrôle s'il ne manque pas de factures, de preuves de paiement ou de tickets de caisse (une tâche essentielle pour vous), passe en revue les investissements et comptabilise les amortissements.

Une fois toutes ces tâches terminées, l'expert-comptable peut calculer le résultat (bénéfice ou perte) ainsi que les charges fiscales estimées et établir le bilan final. Ces éléments servent aussi de base au bilan d'ouverture pour le nouvel exercice comptable.

Étape 2 : l'assemblée générale
L'assemblée générale (toute société est tenue d'organiser au moins une assemblée générale par an) est entre autres l'occasion de présenter les comptes annuels pour approbation aux administrateurs de la société. Cela exige certaines tâches de préparation de la part de l'expert-comptable. L'assemblée générale doit être convoquée dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable.

Étape 3 : les comptes annuels
Les comptes annuels constituent le rapport financier de l'exercice comptable. Ils se composent de quatre parties :

le bilan ;

le compte de résultat ;

les explications ;

le bilan social.

Une fois finalisés et approuvés par l'assemblée générale, les comptes annuels sont déposés à la Banque nationale de Belgique. Cette tâche incombe également à l'expert-comptable.

Étape 4 : la déclaration à l'impôt des sociétés
L'impôt des sociétés est calculé sur la base du bénéfice ou de la perte de la société et communiqué ensuite via BizTax. Cette démarche implique également plusieurs obligations administratives dont votre expert-comptable s'acquitte pour vous.

Étape 5 : le rapport annuel
Le rapport annuel regroupe le bilan, le compte de résultat, la déclaration à l'impôt des sociétés, les comptes annuels, les rapports de l'assemblée générale et les annexes requises (fiches, attestations?). Le rapport annuel constitue l'aboutissement de l'exercice comptable et donc aussi la fin de la procédure de clôture.

La clôture annuelle : que pouvez-vous faire pour aider votre expert-comptable ?

Veillez à fournir à votre comptable toutes les factures manquantes (entrées et sorties) dans les plus brefs délais. Faites de même pour les relevés de compte et de cartes de crédit.

Vous voulez en savoir plus sur la procédure de clôture annuelle ? Ne manquez pas de lire cet article.