Établir un inventaire : voici comment gagner du temps

Faire l'inventaire plusieurs fois par an? Il s'agit d'une activité chronophage et propice aux erreurs à laquelle vous ne pouvez malheureusement pas échapper. Heureusement, il est possible de s'en acquitter plus rapidement et avec une marge d'erreur réduite. Le logiciel effectue en effet les calculs et le comptage fastidieux à votre place. Grâce à la gestion automatisée des stocks, vous disposez déjà de chiffres d'inventaire récents. Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment cela fonctionne exactement.

Que vous gériez un magasin ou que vous dirigiez une ASBL, en Belgique, toute entreprise doit réaliser un inventaire au moins une fois par an. Outre les stocks, l'inventaire comprend de nombreux autres éléments tels que :

les actifs immobilisés immatériels, matériels et financiers ;

les créances ;

les placements de trésorerie, les valeurs disponibles, les éléments de fonds propres ;

les dettes.

Inventaires : les avantages d'une procédure automatisée

Les inventaires peuvent se faire manuellement ou automatiquement. Lors d'un comptage manuel, habituellement réalisé à la fin de l'exercice comptable, la marge d'erreur est nettement supérieure. La fiabilité du comptage est bien sûr exposée au risque d'erreur humaine. Il va de soi qu'une erreur de comptage peut avoir d'importantes répercussions financières.

teIl convient donc de privilégier le comptage automatisé. Les systèmes ERP jouent un rôle crucial dans ce cadre. Ils garantissent que tous les flux de marchandises entrants et sortants du stock sont couverts et correctement traités. Les codes-barres ou systèmes RFID offrent un gros avantage à cet égard.xt

Un autre avantage du comptage automatisé est que le stock peut être examiné plusieurs fois par an. Un comptage périodique permet d'avoir une image beaucoup plus juste des variations de stocks, de sorte que le magasinier suit la situation de près et peut réagir à temps en cas de stock excédentaire ou déficitaire.

Gestion automatisée des stocks

La gestion des stocks est un exercice d'équilibre. Vous devez toujours avoir un stock de vos produits les plus prisés, mais combien d'unités suffisent pour répondre à la demande ? Qu'en est-il de vos produits moins populaires qui prennent souvent la poussière dans votre réserve pendant des semaines, voire des mois ? Plus vos marchandises restent en stock, plus elles coûtent cher.

Le timing est primordial, surtout dans la gestion des stocks. Et c'est justement là que réside la force du logiciel. Vous réglez les paramètres et le logiciel vous indique automatiquement quand une commande chez un fournisseur s'impose. Il vous offre également des possibilités d'optimiser votre gestion des stocks afin d'éviter un stock vieillissant et des pertes de stock.

Importance d'un système de gestion des stocks intégré

Comme vous l'avez lu plus haut, établir un inventaire ne consiste pas seulement à dresser un état des lieux des stocks actuels. Il faut recenser un ensemble d'éléments dont font également partie les actifs immatériels et financiers. Votre logiciel doit dès lors être en mesure de regrouper et de traiter toutes ces informations.

Optez dès lors pour un logiciel de gestion d'entrepôt qui outre la gestion des stocks, englobe la gestion des achats, des produits et de la caisse, en fonction de vos besoins. Vous gagnerez ainsi du temps sur tous les fronts. En outre, un ordinateur ne se trompe pas. Votre inventaire sera non seulement finalisé plus rapidement, mais il sera aussi exempt d'erreurs.